Evidenta electronica a documentelor
- Sistemul informatic EMSIS - Documente
La modul general, documentele reprezinta un factor comun pentru orice tip de organizatie instituționala. Fie ca sunt in format fizic, optic(digital) sau intr-o evidenta electronica, acestea trebuie pastrate cu scop de marturie sau de informare cu privire la activitatea unei institutii. In acest context, nu doar arhivarea fizica a documentelor ridica probleme, ci si gestionarea lor in activitatile institutionale zilnice.
EMSIS - Documente nu este un simplu soft de aplicatie. El este un sistem informatic complex de evidenta si gestiune electronica a documentelor care cuprinde o componenta hardware si o componenta software de aplicatie.
EMSIS Documente este un sistem informatic pentru managementul documentelor curente si/sau din fondul arhivistic
care poate fi folosit de la :
- evidenta electronica a documentelor curente pana la evidenta electronica a documentelor din arhiva;
- inregistrarea simpla a documentelor curente si/sau din arhiva pana la inregistrarea acestora cu fisier digital;
- accesul uniuser cu un singur nivel pana la acces multiuser cu minim 6 nivele de acces;
- un sigur calculator tip PC pana la un numar nedeterminat de calculatoare cu un server dedicat;
- calculatorul simplu (tip PC) pana la gadgeturi mobile (telefoane, tablete, laptopuri, etc.).
Componenta hardware va fi dimensionata si configurata in functie de tipurile de instalare si de functionare ales.
Componenta software de aplicatie permite functionarea lui fie pe un singur calculator al unui detinator de fond de documente, fie intr-o retea interna a unui detinător al unui fond de documente (gestionat de un server si un numar nedeterminat de calculatoare), fie prin functionarea on-line gestionat de un server de capacitate mare si folosirea lui in mod direct de catre un numar nedeterminat de detinatori ai unor fonduri de documente. Prin toate aceste tipuri de instalare si functionare se asigura o siguranta si o confidentialitate informatica maxima.
Componenta software de aplicatie a fost realizata in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, privind evidenta documentelor ale Arhivelor Nationale.
Sistemul informatic EMSIS - Documente a fost creat pentru evidenta si gestiunea electronica a documentelor curente si/sau din fondul arhivistic cu volume mari de inregistrari. El a fost testat pe o baza de date care continea peste 2.500.000 de inregistrari (un document = o inregistrare; un document poate contine de la o fila la un numar de 300 de file). Acest sistem informatic usureaza evidenta si cautarile documentelor curente care, ulterior, vor fi trecute automat sau intr-un regim semi-automat, in arhiva. Pentru documentele curente numarul de inregistrare este alocat automat incepand cu numarul 1 pentru fiecare an calendaristic. Dar acest sitem informatic poate fi folosit, numai pentru evidenta exclusiva a documentelor din fondul arhivistic cu mentiunea ca pentru documentele din arhiva numarul de inregistrare trebuie introdus manual in conformitate cu cel inscris pe documentul fizic.
Sistemul informatic EMSIS - Documente asigura accesul distribuit al utilizatorilor pe nivele de acces si dupa criterii de confidentialitate astfel incat fiecare utilizator are la dispozitie numai acele optiuni stabilite de catre detinatorul fondului de documente si are acces doar la documentele pe care are voie sa le studieze din punct de vedere organizatoric. Documentele sunt protejate la accesul neautorizat prin existenta datelor personale de utilizare(cheie utilizator) si a parolelor individualizate. Deasemenea, sistemul permite monitorizarea (actiunea, cine a executat-o si cand) oricărei operatiuni de adaugare, de modificare si de stergere prin accesul simplu la istoricul documentului si la fisa acestuia.
Documentele incluse in evidenta asigurata de sistemul informatic EMSIS Documente sunt incarcate in bazele de date si ulterior afisate in formatul PDF(portable data format). Acest format care permite vizalizarea, tiparirea si/sau salvarea documentelor din sistem. Pentru a beneficia de facilitatile maxime ale acestui sistem informatic documentele trebuie supuse unei operatiuni de scanare pentru aducerea lor în formatul PDF, multipagina. Ulterior, documentele vor fi incarcate intr-o baza de date si li se vor atasa toate elementele de identificare, proprietatile lor si inclusiv amplasamentul lor fizic, astfel incat operatiunea de cautare (electronica sau fizica) sa fie cat mai facila.
Cu ajutorul sistemului informatic EMSIS - Documente se pot realiza cautari exhaustive ale documentelor dupa absolut toate elementele de identificare, proprietatile lor si inclusiv pentru locatia fizica in conformitate cu inregistrarile din toate bazele de date. Acest sistem nu foloseste cautarile in metadate (cuvinte cheie ante-stabilite). Intrebuintarea metadatelor ingreuneaza procesul de cautare si nu asigura exhaustivitatea acestui proces (cautarea peste tot in bazele de date). Utilizatorii sistemului beneficieza de raspunsuri rapide si eficiente in cautari. Sistemul informatic EMSIS Documente faciliteaza gasirea documentelor cautand direct in bazele de date chiar si dupa franturi de cuvinte, iar afisarea se realizeaza instantaneu. Nu in ultimul rand, cu sistemul informatic EMSIS Documente se poate realiza sortarea instantanee a documentelor dupa coloanele tabelelor afisate in intefata acestuia.
Avantaje
- suport electronic puternic si unitar al documentelor, indiferent de format sau sursa;
- usureaza utilizarea in mod eficient a documentelor;
- faciliteaza administrarea directa si oportuna a documentelor;
- evita riscul aparitiei blocajelor in activitatea de zi cu zi;
- realizeaza un flux informational performant intern si extern;
- evita pierderile economice determinate de necorelarea informationala;
- va protejaza documentele fara riscul sustragerii sau ratacirii acestora;
- reduce substantial costurile de inmagazinare si de intretinere a arhivelor;
- asigura acces securizat si controlat pentru utilizatori;
- asigura implementarea ultimelor noutati in materie de programare si software;
Cum procedam
In primul rand, va propunem metoda eficienta de transformare digitala a documentelor care, prin scanare, substituie formatul traditional pe hartie in formatul imagine digitala. Prin intrebuintarea formei digitale devine simpla stocarea informatiei (inclusiv a documentelor fizice scrise), de pe clasica hartie, pe un suport electronic (de tip HDD calculator, server sau extern). Aceasta metoda de formatare a documentelor scade substantial costurile de inmagazinare, pe termen mediu si lung.
La pasul urmator, va propunem formula profesionala de cea mai inalta calitate, EMSIS - documente realizabila prin introducerea datelor si a tuturor proprietatilor documentelor intr-o baza de date prin folosirea acestui sistem informatic complex. Asa este asigurata organizarea superioara a infomatiilor si care va va permite o eficienta sporita a utilizarii informatiilor despre documentele curente sau din arhiva. In acelasi timp este sporita siguranta accesului structurat la documente precum si rapiditatea regasirii acestora in sistem.
Digitizarea documentelor
Cuprinde totalitatea operatiunilor de trasformare a documentelor scrise in fisiere de imagine prin scanare, tehnoredactarea acestor fisiere precum si pregatirea acestora si a datelor aferente, inclusiv organizarea lor eficienta, pentru introducere in bazele de date iar ulterior utilizarea acestora prin intremediul sistemului informatic EMSIS - Documnete.
Operatiunea de scanare a documentelor cuprinde trasformarea documentelor scrise in documente digitale sub forma de fisiere imagine de format PDF(portable data format). Din scanarea documentelor vor rezulta imagini color ale acestora la o rezolutie optima de 300 dpi cuprinse in fisiere PDF capabile sa fie utilizate in sistemul informatic EMSIS - Documnete. Capacitatea minima de scanare este de 1.000 - 2.000 pagini pe ora pentru documentele in stare buna de pastrare si de 300 - 700 pagini pe ora pentru documentele degradate,
Tehnoredactarea imaginilor scanate reprezinta procesul prin care se aplica o serie de operatii de corectie si prelucrare asupra unui document scanat in vederea obtinerii unor calitati grafice optime si personalizate, lizibilitate, aspect placut si forma de prezentare adaptata la continut. Capacitatea minima de tehnoredactare a imaginilor este de 50 - 100 documente pe ora.
Gestionarea electronica a datelor
Desemnata ca find cea mai importanta operatiune, extragerea si introducerea datelor specifice documentelor si a imaginilor acestora, in bazele de date pentru a fi eficient valorificate prin sistemul informatic EMSIS - Documente. Aceasta etapa valorifica atat munca de selectare a documentelor curenta sau/si din arhiva dar si rezultatele operatiunilor de scanare si de tehnoredactare. Pentru arhiva trebuie minim capacitatea de extragere si introducere a datelor specifice documentelor si a imaginilor digitale ale acestora de 250 - 750 documente pe zi.