Dezvoltarea de sisteme informatice in domeniul evidentei si managementului administrarii on-line a Documentelor GDPR este una din competentele noastre.
La modul general, documentele GDPR reprezinta un factor comun si trasparent pentru administrarea unei societati. Fie ca sunt in format fizic, optic(digital) sau intr-o evidenta electronica, acestea trebuie pastrate cu scop de marturie sau de informare cu privire la activitatea de administrare unei societati. in acest context, nu doar salvarea fizica a documentelor ridica probleme, ci si gestionarea lor in activitatile zilnice.
GDPR - Documente este un sistem informatic complex de evidenta electronica on-line, trasparenta a administrarii unei societati care cuprinde o componenta hardware si o componenta software de aplicatie.
GDPR - Documente este un sistem informatic pentru managementul administrarii unei societati care poate fi folosit de la :
- evidenta electronica on-line a documentelor GDPR pana la evidenta electronica a documentelor din istoric;
- inregistrarea simpla a documentelor GDPR sau din istoric pana la inregistrarea acestora cu fisier digital incriptat;
- accesul uniuser cu un singur nivel pana la acces multiuser cu minim 3 nivele de acces;
- un sigur calculator tip PC pana la un numar nedeterminat de calculatoare cu un server dedicat;
- calculatorul simplu de tip PC pana la gadgeturi mobile (telefoane, tablete, laptopuri, etc.).
Componenta hardware va fi dimensionata si configurata in functie de tipurile de instalare si de functionare a componentei software de aplicatie.
Componenta software de aplicatie permite functionarea sistemului fie pe un singur calculator al unui detinator de fond de documente GDPR, fie intr-o retea interna a unui detinator al unei societati (gestionat de un server si un numar nedeterminat de calculatoare) sau fie prin functionarea on-line intr-un Centru de Date (gestionat de un server de capacitate mare si folosirea lui in mod direct de catre un numar nedeterminat de detinatori ai unor sociatati). Prin toate aceste tipuri de instalare si functionare se asigura o siguranta si o confidentialitate care se apropie de 99,9%.
Componenta software de aplicatie a fost realizata in conformitate cu dispozitiile legale in acest moment, privind evidenta documentelor GDPR.
Sistemul informatic GDPR - Documente asigura accesul distribuit al utilizatorilor pe nivele de acces si dupa criterii de confidentialitate astfel incat fiecare utilizator are la dispozitie numai acele optiuni stabilite de catre administratorul sistemului si are acces doar la documentele GDPR pe care are voie sa le studieze din punct de vedere organizatoric. Astfel managerul si operatorul societatii pot vizualiza totul dar nu pot modifica sau sterge nimic dar pot vizualiza mesajele postate in sistem. Documentele sunt protejate la accesul neautorizat prin existenta datelor personale de utilizare(nume utilizator) si a parolelor individualizate. Deasemenea, sistemul permite monitorizarea (actiunea, cine a executat-o si cand) a oricarei miscari de adaugare, de modificare si de stergere prin accesul simplu la istoric.
Documentele incluse in evidenta asigurata de sistemul informatic GDPR - Documente vor fi incarcate in baze de date cu denumirea incriptata a fisierului si ulterior afisate in formatul PDF(portable data format) cu parola proprie. Acest format care permite vizalizarea, tiparirea si/sau salvarea documentelor din sistem, on-line. Pentru a beneficia de facilitatile maxime ale acestui sistem informatic documentele GDPR trebuie salvate, cu parola, in formatul PDF. Ulterior, documentele pot fi incarcate intr-o baza de date si li se vor atasa toate elementele de identificare, proprietatile lor si inclusiv amplasamentul lor fizic, astfel incat operatiunea de cautare/regasire (electronica sau fizica) sa fie cat mai facila.
Cu ajutorul sistemului informatic GDPR - Documente se pot realiza cautari exhaustive ale operatiunilor/documentelor pentru absolut toate elementele de identificare, proprietatile lor in conformitate cu inregistrarile din toate bazele de date. Acest sistem nu foloseste cautarile in metadate (cuvinte cheie ante-stabilite). intrebuintarea metadatelor ingreuneaza procesul de cautare si nu asigura exhaustivitatea acestui proces (cautarea peste tot in bazele de date). Utilizatorii sistemului beneficieza de raspunsuri rapide si eficiente in cautari. Sistemul informatic GDPR - Documente faciliteaza gasirea operatiunilor/documentelor cautand direct in bazele de date chiar si dupa franturi de cuvinte, iar afisarea se realizeaza instantaneu. Nu in ultimul rand, cu sistemul informatic GDPR - Documente se poate realiza sortarea instantanee a operatiunilor/documentelor dupa coloanele tabelelor afisate in intefata acestuia.
Avantajele aplicatiei software de evidenta electronica a administrarii unei societati - GDPR - Documente:
- suport electronic puternic si unitar al documentelor GDPR, indiferent de sursa;
- usureaza utilizarea in mod automat si eficient a operatiunilor;
- faciliteaza administrarea directa si oportuna a documentelor GDPR;
- evita riscul aparitiei blocajelor in activitatea de zi cu zi;
- realizeaza un flux informational performant intern si extern;
- evita pierderile economice determinate de necorelarea informationala;
- va protejaza documentele GDPR fara riscul sustragerii sau ratacirii acestora;
- asigura implementarea ultimelor noutati in materie de programare sau de legalitate;
in pret sunt cuprinse:
- inregistrarea domeniului «nume_ales.ro»;
- realizarea modificarilor si postarea software-ului de aplicatie GDPR - Documente, personalizat;
- gazduirea software-ului de aplicatie, GDPR - Documente in toata perioada derularii contractului, pe serverele noastre;
- administrarea software-ului de aplicatie GDPR - Documente cu un numar nelimitat de interventii pe luna;
- asigurarea securitatii intrebuintarii software-ului de aplicatie GDPR - Documente de catre un numar stabilit de utilizatori;
- suportul tehnic necesar pe toata perioada derularii contractului.
- pretul se refera doar la dreptul de utilizare a programului software de aplicatie, GDPR - Documente.
Inregistrarea domeniului «nume_ales.ro» revine in sarcina noastra iar beneficiarul va fi proprietar de drept al domeniului dupa expirarea contractului de minim cinci ani.